議事録を書いてみる

2018/01/18

こんばんは。Cobbyこと小林健了です。

会議。
人と仕事をする上では、避けて通れない、必要悪と言える会議。
最近ではWeb会議などで全員集合する必要はないとはいえ、一定の時間は取られます。

ITの世界では、開発とテスト、ドキュメント作成とレビュー (多くは集合形式) と、チェックプロセスの一つとして
重要な位置づけにもあります。
ですが、その会議も、偉い人の応酬ばかり。
蚊帳の外に置かれた人たちのやり場のなさも出てきます。

そのように、否定的に思える会議。
でも、そこで見方を変えて、その会議の議事録を取っていましょう。
すると、思わぬ効果があるかもしれません。

1. 会議の内容を真剣に聴こうとする。
決定事項のメモを取る必要が生じますが、参加者は決定事項を明確に述べてくれるとは限りません。
そのため、記録するかどうかは別として、会議で行われる会話の内容を真剣に聴こうとします。

2. 真剣に聴こうとするから、会議への参画意識が高まる
会議を真剣に聴こうとするので、前のめりで会議に参加する姿勢となってきます。
少なくとも睡眠にはなりません。
それにより、その会議での当事者意識、参画意識が高まります。

3. 役職者の考え方、思い、役職者同士の対立関係、そして今後の課題や解決の方向性が分かる
これを分かるために議事録を書いています。
対立関係はおのずから見えてしまうものですが、上位役職者の考え方や思いは、同席している以上は
しっかりと聞いて理解しておいたほうがよいでしょう。
そして、その組織が抱えている課題、(もしわかれば)解決の方向性など、今後、組織運営者が
取ろうとする方向性が会議から分かりますし、議事録作成を継続していると
「このような時にはこのような流れになるな」といった方向性を自ら想定できるようになります。

議事録と侮るなかれ。
議事録から、上の人の気持ちを量り、それにフォローできる行動や方向性の提案までつなげられるのです。
本日もよろしくお願い致します。

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