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議事録を書いてみる

こんばんは。Cobbyこと小林 健了です。

会議。
人と仕事をする上では、避けて通れない、必要悪と言える会議。
最近ではWeb会議などで全員集合する必要はないとはいえ、一定の時間は取られます。

ITの世界では、開発とテスト、ドキュメント作成とレビュー (多くは集合形式) と、チェックプロセスの一つとして
重要な位置づけにもあります。
ですが、その会議も、偉い人の応酬ばかり。
蚊帳の外に置かれた人たちのやり場のなさも出てきます。

そのように、否定的に思える会議。
でも、そこで見方を変えて、その会議の議事録を取っていましょう。
すると、思わぬ効果があるかもしれません。

1. 会議の内容を真剣に聴こうとする。
決定事項のメモを取る必要が生じますが、参加者は決定事項を明確に述べてくれるとは限りません。
そのため、記録するかどうかは別として、会議で行われる会話の内容を真剣に聴こうとします。

2. 真剣に聴こうとするから、会議への参画意識が高まる
会議を真剣に聴こうとするので、前のめりで会議に参加する姿勢となってきます。
少なくとも睡眠にはなりません。
それにより、その会議での当事者意識、参画意識が高まります。

3. 役職者の考え方、思い、役職者同士の対立関係、そして今後の課題や解決の方向性が分かる
これを分かるために議事録を書いています。
対立関係はおのずから見えてしまうものですが、上位役職者の考え方や思いは、同席している以上は
しっかりと聞いて理解しておいたほうがよいでしょう。
そして、その組織が抱えている課題、(もしわかれば)解決の方向性など、今後、組織運営者が
取ろうとする方向性が会議から分かりますし、議事録作成を継続していると
「このような時にはこのような流れになるな」といった方向性を自ら想定できるようになります。

議事録と侮るなかれ。
議事録から、上の人の気持ちを量り、それにフォローできる行動や方向性の提案までつなげられるのです。
本日もよろしくお願い致します。

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プロフィール

小林 健了

Author:小林 健了
取得資格: 中小企業診断士、技術士(電気電子部門、総合技術監理部門)、情報処理技術者 (ITストラテジスト等) 。主にITや製造現場の観点から、企業経営、コンサルティング、技術について情報提供してまいります。

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