全部、既読にする

2016/09/23

こんばんは。Cobbyこと小林健了です。

皆様、メールなどで、メールをすでに読んだかどうか、意識されていますでしょうか。
最近のソフトでは未読のメールを太字で表示するなど、既読か未読かの区別は簡単です。
ですが、メールを未読のままにする、すべて既読にする、といったところは人それぞれです。

私の場合は、メールはすべて既読にしています。

1. 自分や組織が保有するタスクの全体像を理解するため
未読のメールがあると、その中に重要なタスクがあるかもしれません。
そういったことがないように、メールには目を通しています。
メールをすべて既読にすること、日常のタスクを整理することで全体像を再精査できますが、
そこに漏れがある場合、迅速にその漏れを埋めるためのアクションを取ることもできます。

2. すぐに返答がほしいと考える方にすぐに返答するため
未読のメールがあると、その中に重要な返答を要求しているメールがあるかもしれません。
そのようなメールの送信者は、相手に素早い返答を求めていることが常です。
素早い返答ができないと、相手から仕事上の信頼を失ってしまいます。

では、相手に未読にさせないためにはどのようにすればよいでしょうか。
1. メールの表題で工夫する
既読にするか未読にするか、は、メールの表題にもよります。
【重要】であるとか【回答希望】といった強調を活用することは有効と思われます。

2. 口頭でもフォローする
いくらITが業務内に進展したとはいえ、人という生き物は人による会話も見ます。
少しアナログ的な手法となりますが、自身が送信したメールを読ませ、行動させるための
Face to Faceコミュニケーションも重要になります。

今日も、未読0で。

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