全部、既読にする

こんばんは。Cobbyこと小林 健了です。

皆様、メールなどで、メールをすでに読んだかどうか、意識されていますでしょうか。
最近のソフトでは未読のメールを太字で表示するなど、既読か未読かの区別は簡単です。
ですが、メールを未読のままにする、すべて既読にする、といったところは人それぞれです。

私の場合は、メールはすべて既読にしています。

1. 自分や組織が保有するタスクの全体像を理解するため
未読のメールがあると、その中に重要なタスクがあるかもしれません。
そういったことがないように、メールには目を通しています。
メールをすべて既読にすること、日常のタスクを整理することで全体像を再精査できますが、
そこに漏れがある場合、迅速にその漏れを埋めるためのアクションを取ることもできます。

2. すぐに返答がほしいと考える方にすぐに返答するため
未読のメールがあると、その中に重要な返答を要求しているメールがあるかもしれません。
そのようなメールの送信者は、相手に素早い返答を求めていることが常です。
素早い返答ができないと、相手から仕事上の信頼を失ってしまいます。

では、相手に未読にさせないためにはどのようにすればよいでしょうか。
1. メールの表題で工夫する
既読にするか未読にするか、は、メールの表題にもよります。
【重要】であるとか【回答希望】といった強調を活用することは有効と思われます。

2. 口頭でもフォローする
いくらITが業務内に進展したとはいえ、人という生き物は人による会話も見ます。
少しアナログ的な手法となりますが、自身が送信したメールを読ませ、行動させるための
Face to Faceコミュニケーションも重要になります。

今日も、未読0で。

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プロフィール

小林 健了

Author:小林 健了
取得資格: 中小企業診断士、技術士(電気電子部門)、情報処理技術者 (ITストラテジスト等) 。主にITや製造現場の観点から、企業経営、コンサルティング、技術について情報提供してまいります。

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